對工程資料進行審查是工程質量監督員日常監督工作的一項重要內容，主要是依據工程資料是否符合相關標準規定來判定工程是否合格，其重要性可見一斑。但筆者在監督工作中發現，建設、施工、監理等參建單位對工程資料重視不夠，有的甚至漠然視之，突出表現在項目建設過程中存在“重建設、輕檔案”的思想，只重視工程建設進度、質量、資金等問題，忽視資料管理工作，待到工程竣工驗收時，突擊補充檔案資料，以應付竣工驗收，這種“臨時抱佛腳”的思想和工作方式衍生出了一系列問題。
一是工程資料管理制度不健全，難以保證資料整編工作的有效開展。如在文件、技術通知管理方面沒有統一的規定、編號不系統甚至混亂、規格不一等，給整編工作帶來了困難；對資料的保管與移交沒有制定專門制度，人員變動時資料交接不嚴密，造成資料遺失。
二是責任制度不健全，難以保證資料管理責任落實。如建設單位與施工單位簽訂的合同中對竣工資料的整編責任、內容、深度等要求不明確、不具體；施工單位對資料管理人員的素質、職責等沒有明確要求；對于工程資料的整編和管理工作普遍缺乏監督考核機制等。
三是人員素質普遍不高，難以保證工程資料的質量。這里所說的人員既是指資料員也包括工程技術人員。工程資料管理是一項技術與管理融為一體的綜合性工作。工程資料管理需要資料員有一定的施工技術知識，然而在現實中，資料員對相關施工技術知識完全是“門外漢”，而施工單位與監理單位的技術人員懂施工技術卻不知檔案知識，資料員與技術員很少也很難進行溝通、協作，從而影響工程資料質量。
四是過程控制不到位，難以保證工程資料的規范整編。因為是“臨時抱佛腳”，工程資料編制無法做到與施工進度同步，資料員在不得已的情況下只能“閉門造車”。還有一種情況，因為資料員的素質不高，對施工工藝操作過程不熟悉，在資料編制過程中，往往該有的項目內容沒有填寫，而不該有的項目內容卻填寫了。
上述種種問題直接導致工程檔案資料成套性、完整性、真實性得不到保障，從而影響工程竣工驗收及日后該工程檔案的利用。筆者日常監督工作中常見的資料整編問題主要表現在以下幾點：
一是資料不完整。約有90%的工程資料存在不完整的問題。如工程項目竣工后沒有工程資料或只有工程主體檔案，沒有配套的工程檔案，地下管線、園林綠化資料等寥寥無幾。
二是書寫不規范。原始資料的方案往往字跡潦草，會使用不規范的漢字，甚至還有錯別字，而且方案修改后不加蓋單位公章或沒有修改人簽字的情況屢見不鮮，給后期竣工資料整編工作帶來了極大的困難。
三是內容不真實。資料蓋章混亂，單位公章、財務專用章、法人章混用、濫用。代簽現象嚴重，工程技術管理人員不在，就模仿其筆跡進行簽字；監理單位的工作人員不愿簽字，施工單位迫于應付上級檢查就代其簽字。日期錯誤，如2014年的資料會出現2012年的時間，甚至2015年的時間；還有的存在明顯的疏漏，根本不寫年月日。
四是移交不及時。不能按照規定及時移交工程竣工資料，造成統一管理的時間延誤，甚至導致竣工資料丟失。在檢查中常常見到工程管理人員對工程資料該移交的沒有移交，胡亂把質量保證資料和施工技術管理資料“堆放”在一起，給核查帶來了困難。
這些問題的形成并長期存在，除了工程建設、施工、監理等相關參建單位要擔責任外，工程質量管理機構迫于壓力的軟弱、妥協也是其中的一個重要原因。這一方面是迫于行政干預或長官干預的壓力。因為利益驅動或其他因素，政府官員為房地產開發項目說情，在工程資料不全的情況下，迫使管理部門“變通”，為工程辦理竣工驗收備案手續。對于一些政府項目，政府往往要求管理部門甚至不用審查資料直接就為工程辦理驗收備案手續。另一方面是迫于生活的壓力。2009年，國家明令取消工程質量監督費，并要求當地政府把該項費用列入財政預算，但至今仍有80%以上的工程質量監督機構自行解決這筆費用。迫于種種壓力，工程質量監督機構用檢測機構出具的鑒定報告代替工程資料，為建設單位出具一份質量安全的證明，代替“工程質量監督報告”，如此“變通”解決了工程資料不全的問題。而房管部門也會根據這份證明給建設單位發放相關證書。最終，實現了“面面俱到”、皆大歡喜。
綜上所述，要解決工程資料管理中存在的一系列問題，政府相關部門必須嚴格自律、政府管理部門要嚴格把關、各參建單位應高度重視。建議把“兩嚴”教育活動引入建設領域，嚴禁政府官員插手建設活動，一切按照法律和規定進行。對于政府管理部門和工程質量管理機構來說，一方面，要加大對工程資料的宣傳力度，強化各參建單位對工程資料重要性的認識；另一方面，要加大對工程技術人員檔案知識的培訓和對資料員工程專業知識的培訓力度，培養一批既懂檔案又懂技術的工程資料管理骨干，在面對外界種種壓力時守住職業底線，嚴把工程資料審查關，對于工程資料不符合標準規定的工程，堅決不予辦理工程竣工驗收備案手續。對于施工、監理等參建單位來說，必須從根本上高度重視工程資料管理工作，改變“重建設、輕檔案”的思想。在此基礎上，要建立和完善以檔案管理責任制為核心的工程資料管理辦法，明確責任、規范管理；要從工程建設籌劃開始即要求資料員參與其中，與工程進度同步進行資料整編，從源頭保證資料的質量。（作者系湖北省宜城市建筑工程質量監督站監督員、工程師）
摘自 《中國建設報》 2015.05.22 沈啟勝
